System oferuje dostęp w trybie on-line do bazy danych SIGŻ, utrzymywanej w pakiecie ISIS. Wykonuje zapytania wyszukiwawcze pakietu i odszukuje właściwe informacje w bazie danych. W systemie udostępniono następujące funkcje umożliwiające korzystanie z bazy danych:

• wyszukiwanie proste
• wyszukiwanie złożone
• przeglądanie

Funkcją, która umożliwia odnalezienie w bazie danych właściwych - tzn. spełniających wybrane kryteria - opisów jest wyszukiwanie. Pierwszym i najistotniejszym krokiem jest wybór (wskazanie) słów lub terminów, które mają być odnalezione w bazie danych. Użytkownik w ich wyborze wspomagany jest przez indeksy.
Zasadą postępowania powinno więc być zawsze korzystanie z indeksów.
W bardziej złożonych przypadkach użytkownik może wymagać, by wskazane słowa lub terminy były związane z określonym polem, a dla więcej niż jednego wykorzystywanego pola - także ustalać związki między tymi polami. Ułatwieniem w rozwiązywaniu takich problemów jest podział na "Wyszukiwanie proste" i "Wyszukiwanie złożone". Oba rodzaje oparto na formularzach wyszukiwania.
Formularz wyszukiwania prostego ma tylko jedno pole, natomiast formularz wyszukiwania złożonego zawiera zestaw pól oraz przyciski (operatory) określające związki logiczne pomiędzy polami.

Funkcja "Przeglądanie" ma charakter pomocniczy. Pozwala na przeglądanie opisów bazy danych - w układzie alfabetycznym - według tytułów lub nazwisk autorów. W takim przypadku konieczna jest jednak dokładna znajomość tytułu, a przynajmniej jego początku albo nazwisko autora.

Dla realizacji wyszukiwania w bazie danych SIGŻ należy wybrać jedną z funkcji wyszukiwania "Wyszukiwanie proste" lub "Wyszukiwanie złożone", dostępną w lewej ramce ekranu. Każde pierwsze uruchomienie systemu oznacza automatycznie wybór funkcji "Wyszukiwanie proste".
W odpowiedzi na dokonany wybór w prawej części ekranu wyświetla się odpowiedni formularz wyszukiwania. Formularz wyszukiwania prostego składa się z jednego pola, natomiast dla wyszukiwania złożonego formularz zawiera zestaw różnych pól.

Słowa z pola ...... :   OR  AND 

W formularzach wyszukiwania obok pola, do którego wprowadza się słowa lub terminy znajduje się okienko z operatorami OR(lub) / AND(i). Operator ten ustanawia relacje pomiędzy słowami lub terminami wprowadzonymi do tego pola. Obok okienka z operatorami, umieszczono przycisk Indeks właściwy dla danego pola formularza. Kliknięcie przycisku Indeks wyświetla słowa lub terminy zawarte w indeksie odpowiadające temu polu.

W formularzu wyszukiwania złożonego pola (z wyjątkiem pierwszego) poprzedzone są dodatkowo przyciskami AND(i)/OR(lub)/NOT(nie) definiującymi relacje logiczne pomiędzy polami - tak, jak przedstawiono to poniżej.

	AND  OR  NOT
Słowa z pola ...... :	OR  AND

Uwaga: W formularzu wyszukiwania złożonego występuje pole "Autorzy". Wprowadzając informacje do tego pola bezpośrednio z klawiatury - z pominięciem przycisku Indeks - należy pamiętać, że w bazie danych nazwisko autora oddzielone jest od imienia przecinkiem i odstępem.

Do pól formularza można wprowadzać słowa lub terminy rozdzielając je średnikiem (;). Znaczenie średnika uzależnione jest od wyboru OR lub AND w okienku operatorów sąsiadującym z polem formularza.
Średnik oznacza "lub" - jeśli sąsiadujący z tym polem operator to OR, albo "i" - jeśli operatorem jest AND.

W polu formularza wyszukiwawczego można używać znaku (dolara) $, aby zamaskować końcówki słów np: można wpisać nawoz$ zamiast: nawozach; nawozami; nawozem; nawozom; nawozowe; nawozowo; nawozowych; nawozy.

Jeśli wiadomo, jakich terminów lub słów używać w danym polu formularza, wystarczy po prostu je wprowadzić. Początkującemu lub mniej doświadczonemu użytkownikowi, który nie jest pewny, jakimi terminami może się posłużyć, poleca się skorzystanie z przycisku Indeks właściwego dla danego pola.
Przycisk Indeks pozwala zorientować się w słownictwie stosowanym w bazie danych, a ponadto wskazuje na różne formy gramatyczne słowa (liczba pojedyncza lub mnoga, różne przypadki). Korzystanie z przycisku Indeks powinno więc być zasadą!

Przy zamiarze skorzystania z przycisku Indeks kursor należy zawsze ustawić na początku pola.
Przy pustym polu formularza kliknięcie przycisku Indeks powoduje wyświetlenie w porządku alfabetycznym pierwszych 20 pozycji z indeksu stowarzyszonego z tym polem.
Jeśli jednak wprowadzić z klawiatury dla szukanego terminu lub słowa, pierwszą literę (lub kilka pierwszych liter) i odstęp, system rozpocznie wyświetlanie indeksu od terminu rozpoczynającego się tym wprowadzonymi tekstem. Po powrocie z indeksu do formularza ten wprowadzony tekst należy z pola usunąć.

System wyświetla 20 kolejnych słów lub terminów w porządku alfabetycznym z indeksu związanego z danym polem.

Poniżej przedstawiono fragment ekranu "Przeglądanie indeksu".

Wyświetl od:

	NAWOZAMI	3
	.  .  .  .  .  .
	NAWOZOWYCH	1
	NAWOZY	1
	NAWOZÓW	1

• Przycisk PgDn pozwala wyświetlić kolejne terminy z indeksu;
• Kliknięcie przycisku Home powoduje powrót do miejsca, od którego rozpoczęto wyświetlanie indeksu;
• Aby wyświetlić inny fragment tego indeksu wystarczy w polu "Wyświetl od:" wprowadzić z klawiatury jedną lub kilka liter początkowych nowego terminu i kliknąć przycisk PRZEGLĄDAJ

• Wyboru danego terminu dokonuje się klikając w polu prostokąta po lewej stronie wyświetlonego terminu;
• Zamierzając wybrać terminy różniące się tylko końcówką, należy ustalić miejsce wstawienia - potem w polu formularza wyszukiwania - znaku (dolara) $ dla zamaskowania końcówek i kliknąć w polu prostokąta tylko przy jednym z nich;

• Gdy wszystkie żądane terminy z indeksu zostały wybrane, wystarczy kliknąć przycisk Wybierz, aby przenieść je do pola i powrócić do formularza wyszukiwawczego;
  (zob. także Przykład 3.
• Przycisk Powrót umożliwia powrót do formularza wyszukiwania z jednoczesnym anulowaniem dokonanego wyboru;

Uwaga: Po naciśnięciu przycisku Wybierz i powrocie do formularza wyszukiwawczego w jego polu przed wybranymi terminami z indeksu znajduje się także tekst wprowadzony przez użytkownika (przed naciśnięciem przycisku Indeks), od którego rozpoczęto wyświetlanie indeksu. Tekst ten wraz ze średnikiem dopisanym przez system należy z pola formularza usunąć.

Słowa lub terminy zawarte w jednym polu formularza wyszukiwawczego mogą być łączone operatorem sumy logicznej OR(lub) lub operatorem iloczynu logicznego AND(i) - zależy to od wskazania dokonywanego przez użytkownika w okienku wyboru operatora OR/AND. Domyślnym operatorem jest OR.
Jeśli na przykład pole "Słowa z pola ......" wygląda następująco:

Słowa z pola ......:   OR  AND 
Wybór operatora OR oznacza, że system będzie poszukiwał w bazie danych takiego opisu, w którym - w tym, określonym polu występuje chociaż jedno ze słów: "pszenica" lub "jęczmień".
Wybór operatora AND oznacza - "pszenica" i "jęczmień", a więc oba słowa muszą wystąpić jednocześnie w tym polu danego opisu.
W przypadku, kiedy w polu formularza znajduje się tylko jeden termin, wybór operatora nie ma żadnego znaczenia.
Zob. także Przykład 1.

Uwaga: Przyciskiem KASUJ można anulować tylko ten wybór, który został dokonany od czasu ostatniego transferu formularza z serwera.

W wielu przypadkach posługiwanie się tylko jednym polem formularza wyszukiwawczego jest niewystarczające. W formularzu "Wyszukiwania złożonego" pomiędzy polami umieszczono operatory AND (iloczyn logiczny - (i)), OR (suma logiczna - (lub)) oraz NOT (negacja - (nie)). Operatorem domyślnym jest AND.
Wypełnienie więcej niż jednego pola w formularzu "Wyszukiwanie złożone" oznacza więc automatycznie relację i pomiędzy tymi polami.

Słowa z pola tytułu:	OR  AND
	AND  OR  NOT
Autorzy:	OR  AND

Zaznaczono AND - przed polem formularza "Autorzy" - więc wśród wszystkich opisów poszukiwany jest taki, w którym w tytule występuje słowo "pszenica" i autorem jest Jan Kowalski.
Jeśliby zaznaczyć OR zamiast AND poszukiwany byłby opis, w którego tytule występuje słowo "pszenica" lub autorem jest Jan Kowalski. Zatem może to być także opis, którego autorem jest Jan Kowalski lecz w tytule nie występuje słowo "pszenica".
Kliknięcie przycisku NOT w powyższej sytuacji oznaczałoby taki opis, w którym w tytule występuje słowo "pszenica" lecz autorem nie jest Jan Kowalski.
Zob. także Przykład 2.

Wszystkie opisy zawarte w bazie danych mogą być prezentowane w postaci uporządkowanej listy. Na przykład, baza danych może być przeglądana zgodnie z  porządkiem alfabetycznym wynikającym z tytułów opisów. Jest to ustawienie domyślne.
Zmiany - na porządek wynikający z nazwisk autorów - można dokonać w okienku po prawej stronie pola "Wyświetl od:".

Uwaga: w bazie danych nazwisko autora oddzielone jest od imienia przecinkiem i odstępem.

W polu "Wyświetl od:" należy wprowadzić słowo lub kilka początkowych liter słowa, i nacisnąć przycisk PRZEGLĄDAJ, aby system odszukał opis, którego tytuł (lub nazwisko autora) rozpoczyna się wprowadzonym tekstem. Na ekranie wyświetla się lista kolejnych opisów począwszy od tego odszukanego.

Wyświetl od: 

System wyświetla opis w postaci skróconej. Aby wyświetlić pełny opis, należy kliknąć podkreślony tytuł.

Przykład 1
Wyszukiwanie w obrębie jednego pola z użyciem więcej niż jednego terminu

W bazie danych poszukiwane są opisy, które zawierają w dowolnym polu słowa "odpady" i "przemysłowe" - w różnych formach gramatycznych np: odpadów, odpadami, odpadach, odpad, przemysłowych, przemysłowymi itp.
Ponieważ mowa o dowolnym polu, a nie na przykład o tytule opisu można wybrać "Wyszukiwanie proste". W formularzu wyszukiwawczym należy:

1. wykorzystując przycisk Indeks sprawdzić różne formy słów "odpady" i "przemysłowe" występujące w indeksie i ustalić miejsce maskowania końcówek; (zob. także Przykład 3).
2. do pola wprowadzić oba słowa ze znakiem (dolara) $ (maskowanie końcówek) rozdzielając je średnikiem;
3. w okienku z operatorami po prawej stronie pola wybrać AND.

Tak więc, formularz wyglądałby następująco:

Słowa z dowolnego pola:  OR  AND 

Przykład 2
Wyszukiwanie zawężające z wykorzystaniem więcej niż jednego pola

Poszukiwane są publikacje, które w tytule zawierają słowa "uprawa" i "pszenica" wydane w 2001 r.
Formularz wyszukiwania złożonego wyglądałby więc następująco:

Słowa z pola tytułu:	AND  OR
	AND  OR  NOT
Rok publikacji:	OR  AND

Przykład 3
Stosowanie przycisku INDEKS

Z pomocą przycisku Indeks związanym z polem można wyświetlić zawartość indeksu i zorientować się w słownictwie stosowanym w bazie danych.

1. W polu formularza dla skorzystania z przycisku Indeks należy zawsze kursor ustawić na początku pola i wprowadzić z klawiatury początkowe litery terminu lub słowa wraz z kończącym ten tekst odstępem, a więc np.:
    odpa 
Słowa z pola ... :  OR  AND 
2. Kliknąć przycisk Indeks.
3. Na ekranie zostaje wyświetlony indeks począwszy od słowa rozpoczynającego się od wprowadzonych liter: odpa

   	ODPAD	4
   	ODPADACH	13
   	ODPADAMI	17
   	ODPADEM	3
   	. . . . .
   	ODPADKAMI	21
   	ODPADU	1
   	ODPADY	33
   	ODPADY BURAKÓW CUKROWYCH	6
   	ODPADY DROBIOWE	5
   	. . . . .
   	ODPADY ZIEMNIACZANE	11
   	ODPADY ZWIERZĘCE	9

   Z wyświetlonego fragmentu indeksu wynika, że wystarczy wybrać jeden z terminów np.: ODPADY i zastosować maskowanie końcówek (znak $).
4. Kliknąć w prostokąt po lewej stronie terminu   ODPADY.

   ODPADY

   33

5. Kliknąć przycisk Wybierz.
6. W formularzu wyszukiwania w polu pojawia się wybrany termin.
   Słowa z pola ... :  OR  AND 
   W polu tym literę "Y" zastąpić znakiem (dolara) $.
   Wprowadzony z klawiatury tekst 'odpa' wraz ze średnikiem dopisanym przez system, należy z pola usunąć.
   Słowa z pola ... :  OR  AND 

Dla kolejnego odwołania do indeksu należy powtórzyć opisane kroki począwszy od pkt.1.

Efektem opisanych działań będzie wypełnienie pola "Słowa z pola ... " w formularzu wyszukiwania wybranymi terminami.